DX化が遅れていると言われている住宅業界ですが、エルクホームズでは今年４月よりお客様との請負契約に電子契約を導入いたしました。

そこで今回は紙面から電子契約に変更して良かったことや逆に不便だったこと、またハウスメーカーが導入するときに注意することを挙げてみたいと思います。

ちなみにエルクホームズでは「ＣＬＯＵＤＳＩＧＮ」を利用して電子契約をおこなっており、この記事内容が電子契約全般に必ずしもあてはまらない場合がありますことを、あらかじめご了承ください。

ハウスメーカーが電子契約を導入して良かったこと

1つ目はコスト面です。

お客様と双方で負担していた印紙が不要となりました。

特に注文住宅における建物や土地契約の印紙代は金額が大きいので、これらが不要なのはハウスメーカーにとってもお客様にとっても大きなメリットです。もちろん契約書の紙印刷発注も不要になります。

紙での契約ではお客様に署名や捺印を何箇所もお願いしなければなりませんでしたが、電子契約では「承認」ボタンをタップするだけになりました。

また電子契約導入にあわせて社内の契約書回覧フローも見直し、１日で社内回覧ができるようになりました。

3つ目は利便性です。

お客様はスマートフォンやパソコンで承認を行うことができ、契約内容をいつでも確認することができます。

紙の契約書での保管は紛失や焼失の可能性もありますが、電子契約はクラウド上に保管されるためこの点も安心です。

ハウスメーカーが電子契約を導入して少し不便だったこと

ここまでは良いことばかりを書きましたが、不便だったことにも触れたいと思います。

電子契約の特性上、契約確認依頼を送信した時点で、その契約内容は変更も削除も一切できなくなります。

具体的にお伝えすると、契約書類を準備して「送信」とした時点で電子証明とタイムスタンプが発行されて文書ファイルに埋め込まれます。宛先を含む契約書類すべてが改ざん不可になり、契約書としての信頼性が担保されます。

そのためチェックが甘いと再送信のうえ再契約となり、かえってお客様の手を煩わせてしまうこともあります。

ハウスメーカーが電子契約を導入する場合に注意すること

最後にハウスメーカーが電子契約を導入する場合に注意することをいくつか挙げたいと思います。

1つ目は社員のITスキルです。

お客様と電子契約を締結するときは営業社員が電子契約について説明しなければなりません。また、お客様のスマートフォンできちんと承諾いただくためのサポートも欠かせません。

そのために少なくとも最低限の電子契約に関連するＩＴスキルが接客する社員には必要となります。

2つ目は契約書類の周到な事前準備です。

前述しましたが、電子契約ではミスをすると再契約となってしまいます。

お客様にご迷惑をお掛けしないためにも、お客様のメールアドレスはもちろん、作成した契約書類の内容を細部まで事前にチェックすることが大切です。

いかがでしたでしょうか？

ハウスメーカーとして試行錯誤しながら電子契約を導入してみましたが、お客様にも社内にも概ね良い評価が得られていると思います。

今後もエルクホームズではよりお客様に良質なサービスを提供できるように、改善を日々続けてまいりますので、これからもよろしくお願い致します。